Etre organisateur d’événements

L’organisateur d’événements est comme un chef d’orchestre sachant jouer de tous les instruments. Lors de l’organisation de son événement, il définit son budget, son contexte et ses objectifs, prépare son cahier des charges, choisit ses prestataires, anticipe les moindres détails …

 Les qualités d’un organisateur d’événements

L’organisateur d’événement doit être polyvalent : il doit en effet animer, accompagner, conseiller au quotidien …Il doit également faire preuve de polyvalence et de patience, avoir une certaine souplesse d’esprit. Mais bien d’autres qualités lui sont demandées :

•    Créativité & originalité : C’est un métier où l’idée compte. L’organisateur d’événements doit faire preuve de créativité et d’originalité. Dans ses propositions, pour retenir l’attention de son client et pour marquer les esprits lors de l’événement.

•    Réactivité & autonomie : Sang-froid pour la gestion des derniers détails, résistance au stress et fairplay, autant de qualités essentielles à un bon organisateur d’événement.

•    Qualités relationnelles & rédactionnelles : Il doit savoir échanger, composer et « travailler avec » des personnes de son milieu professionnel mais pas seulement !  Un bon relationnel est indispensable.  De solides qualités rédactionnelles sont aussi essentielles  car il est responsable de la communication autour de l’événement.

•    Rigueur & sens du détail : Zéro défaut ! L’image de l’entreprise dépend du rendu de l’événement. Il faut donc être rigoureux et ne laisser passer aucun détail. De plus, il faut avoir le sens des priorités et savoir optimiser son temps et ses actions.

Le rôle d’un organisateur d’événements

Son rôle principal est d’organiser des événements en B to B ou en B to C permettant aux entreprises des échanges commerciaux, des recherches de partenaires et de créer du lien avec ses collaborateurs. Il faut tout à la fois gérer l’organisation, promouvoir l’événement, gérer les invitations, les cocktails, les repas, l’hébergement, gérer la réservation de salles de réunions, organiser des conférences. Un tel Chef de projet événementiel peut aussi participer aux projets de communication interne de l’entreprise en organisant des concours commerciaux internes, des voyages de motivation, des soirées d’entreprise … un vrai chef d’orchestre capable de s’adapter à tous public, internes ou externes à l’entreprise. !

L’organisateur d’événements a pour rôle également de gérer la mise en œuvre de l’événement. Depuis la recherche des idées de lieux, activités, animations… qui feront de l’événement à venir une réussite, jusqu’à l’organisation du planning des interventions et des prestataires le jour J. Le tout en fonction d’un budget déterminé à l’avance.

 Les objectifs d’un organisateur d’événements

Son premier objectif est de trouver la ou les idées inédites originales et/ou atypiques qui seront représentatives de l’objectif de la manifestation. Le déroulé de l’événement sera en effet bien différent pour une réunion de travail ou pour une soirée de récompense. Ou encore pour une Convention annuelle d’entreprise.

Une fois l’idée générale définie, le chef de projet a pour mission de trouver tous les prestataires de services adaptés. Ainsi Ils sauront répondre au cahier des charges défini.

Quelques types d’événements :

« Séminaire équipe commerciale – Convention stratégique d’entreprise – Soirée de lancement – Convention commerciale – Journée teambuilding – Journée rencontres commerciales – Petit déjeuner Clients –  Soirée d’entreprise – Kick Off – Journée portes ouvertes – Réunion du comité de direction – Journée Incentive – Inauguration d’entreprise – Assemblée générale – Visite professionnelle d’entreprise – Colloque & Congrès d’entreprise – … »